Manuel d'utilisation

Fiche de présence, édité par MayExperInfo, est l'outil de suivi de présence et de préparation de la paie pensé pour les sociétés mahoraises : saisie quotidienne simple, calculs automatiques (heures sup, retards, ICCP) et génération en un clic de la fiche navette envoyée chaque mois au service paie.

Sommaire

Pourquoi Fiche de présence ?

Saisie quotidienne en quelques clics

Un calendrier mensuel par salarié : cliquez sur un jour, choisissez le type d'événement (travaillé, congé, absence, arrêt maladie...), les heures se pré-remplissent depuis l'horaire normal de la société.

Fiche Navette Paie automatisée

Trois modèles (SOLA, RSM, MEI) et trois formats (Excel, Pdf, Image) générés automatiquement à partir des présences saisies — heures, congés, absences, retards, ICCP calculés pour vous.

Multi-établissement, un seul compte

Un groupe (même SIREN) peut réunir plusieurs établissements dans une seule application : la Fiche Navette GLOBALE combine tous leurs salariés sur un seul document.

Historique complet des contrats

Chaque salarié conserve l'historique de ses contrats (CDI, CDD, alternance), y compris les réembauches et les ruptures — rien n'est jamais écrasé.

Calculs automatiques fiables

Heures supplémentaires (25%/50%), retards, solde de congés payés et Indemnité Compensatrice de Congés Payés (ICCP) calculés directement à partir des horaires et des contrats — plus de tableur à mettre à jour à la main.

Droits d'accès par rôle

Trois niveaux d'accès (Utilisateur, Administrateur, Super-Administrateur) pour que chacun ne voie et ne modifie que ce qui le concerne.

Accessible sur mobile

Application installable sur smartphone (PWA) et pages adaptées aux petits écrans, pour saisir ou consulter la présence même en déplacement.

Envoi direct par mail

Les fiches générées peuvent être envoyées directement par mail au service paie, sans passer par un téléchargement puis une pièce jointe manuelle.

Conformité intégrée

Déclaration mensuelle "Exploitation sans salarié" intégrée pour les mois où une société n'a plus aucun salarié actif, avec signature électronique.

Se connecter

Rendez-vous sur la page de connexion, saisissez votre adresse mail et votre mot de passe. Une icône en forme d'œil permet d'afficher le mot de passe tapé pour vérifier sa saisie. En cas d'oubli, le lien « Mot de passe oublié » envoie un lien de réinitialisation par mail (valable une heure).

Gérer les salariés et leurs contrats

1
Créer un salariéDepuis « Salariés » dans le menu, cliquez sur « Créer » pour une société donnée. L'identité, l'adresse, la fonction et le premier contrat (type, dates, salaire brut) se saisissent en une seule fois.
2
Consulter la fiche salariéLa page « Détails » d'un salarié récapitule son identité, son contrat en cours et l'historique complet de ses contrats (type, dates, salaire, motif de rupture le cas échéant).
3
Terminer, corriger ou réembaucherDepuis cette même page : enregistrer une date de fin ou une rupture anticipée (avec son motif : démission, licenciement...), corriger une erreur de saisie sur un contrat récent, ou créer un « Nouveau contrat » en cas de réembauche — l'historique précédent reste visible, rien n'est perdu.

Saisir la présence au quotidien

La « Fiche de présence » d'un salarié affiche un calendrier du mois choisi. Chaque jour vide propose un bouton « + » pour ajouter un événement (jour travaillé, congé payé, congé non payé, absence, arrêt maladie, jour férié...) ; un jour déjà renseigné peut être modifié via l'icône crayon.

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Un jour travailléLes heures de début/fin de matinée et d'après-midi se pré-remplissent depuis l'horaire normal de la société pour ce jour de semaine, et restent modifiables (retard, départ anticipé, journée continue sans pause...).
2
Une période (congés, absence...)Le mode « Période » applique le même type d'événement à toute une plage de dates en une seule saisie, plutôt que jour par jour.
3
Travail partiel malgré une absenceSi un salarié travaille une partie de la journée avant de partir en arrêt maladie ou en congé, la case « A travaillé une partie de la journée » permet de compter les heures réellement effectuées tout en gardant le type d'absence correct pour ce jour.

Le calendrier affiche aussi automatiquement les retards, le temps travaillé en plus, et les repères de fin ou de rupture de contrat — pas besoin de les saisir à la main.

Consulter et exporter la fiche individuelle

En haut de la fiche de présence d'un salarié, un résumé affiche les heures supplémentaires du mois (25%/50%). Le bouton d'export propose Excel, Pdf ou Image, avec la légende des codes et les horaires normales de la société — et, sur mobile, l'option « Envoyer par mail » pour transmettre directement le document sans le télécharger.

Générer la Fiche Navette Paie

Accessible depuis « Salariés » ou l'accueil, bouton « Fiche Navette Paie » d'une société. C'est le document mensuel transmis au service paie, résumant pour chaque salarié : heures effectuées, heures supplémentaires, congés, absences, retards, primes et ICCP.

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Choisir le modèleTrois modèles disponibles — SOLA (modèle papier standard), RSM (colonnes Entrée/Sortie, motifs d'absence détaillés) et MEI (reproduction du calendrier complet de chaque salarié) — chacun avec ses propres colonnes, reproduisant fidèlement le document papier habituel du client.
2
Compléter les valeurs libresHeures supplémentaires, primes exceptionnelles et ICCP (proposé automatiquement pour un salarié dont le contrat se termine ce mois-là) se saisissent directement sur l'écran, avec un bouton « Enregistrer » par salarié pour ne rien perdre entre deux visites.
3
GénérerChoisissez le mois, l'année et le format (Excel, Pdf, Image) puis cliquez sur « Générer » — ou « Envoyer par mail » sur mobile. Le dernier modèle et le dernier format utilisés sont mémorisés automatiquement pour la prochaine fois.

Fiche Navette Paie GLOBALE

Pour un groupe réunissant plusieurs établissements (même SIREN), le bouton « Fiche Navette Paie GLOBALE » (depuis l'accueil ou « Salariés ») combine sur un seul document les salariés de tous les établissements du groupe pour le mois choisi. Une colonne « Société » précise l'établissement de chaque salarié, avec un fond de couleur distinct par établissement pour s'y retrouver d'un coup d'œil. Les valeurs (heures sup, primes, ICCP...) ne se ressaisissent pas : elles reprennent simplement ce qui a déjà été enregistré sur l'écran de chaque société.

Sociétés, horaires et jours fériés

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SociétésRéservé au Super-Administrateur : coordonnées, représentant légal, SIRET/SIREN, logo et adresses mail utilisées pour l'envoi de la Fiche Navette.
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Horaires normalesL'horaire habituel (matin/après-midi) de chaque jour de semaine, par société — sert de base au pré-remplissage des heures et au calcul des heures normales, des retards et des heures d'absence.
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Jours fériésLes jours fériés particuliers d'une société s'ajoutent aux jours fériés nationaux et apparaissent automatiquement en rouge sur le calendrier de présence.

Utilisateurs et droits d'accès

RôlePeut faire
UtilisateurConsulter et saisir la présence, générer les fiches de sa société.
AdministrateurTout ce que peut un Utilisateur, plus la gestion des salariés, des contrats et des utilisateurs de sa société.
Super-AdministrateurTout ce que peut un Administrateur, plus la gestion des sociétés, des paramètres globaux et des comptes de tout le groupe.

Légende des codes de présence

CodeSignification
TRJour travaillé
CPCongé payé
CNCongé non payé
AMArrêt maladie
ABAbsent (non justifié)
RPRepos
FEJour férié
FCFin de contrat (théorique, automatique)
RDRupture du contrat (réelle, automatique)
HCHors contrat
APActivité partielle
JAJournée d'école (alternance)
FRFermeture exceptionnelle du lieu de travail
FMAbsence pour cause de force majeure extérieure
MTCongé de maternité
PTCongé de paternité

« FC » et « RD » se posent automatiquement sur le calendrier à partir des dates renseignées sur le contrat du salarié — ils ne se choisissent jamais dans le menu de saisie.

Utilisation sur mobile

Depuis un navigateur mobile, le menu de votre téléphone propose « Installer » Fiche de présence comme une application à part entière, avec son icône sur l'écran d'accueil. Les tableaux et le calendrier de présence s'adaptent automatiquement aux petits écrans, et l'option « Envoyer par mail » remplace le téléchargement pour transmettre une fiche directement depuis son téléphone.